¿Qué necesidades tiene una buena administración en la empresa actual?

¿Qué necesidades tiene una buena administración en la empresa actual?

Miguel Escribano, responsable de administración en Ideanto, nos habla sobre las funciones que desempeña esta figura en la agencia de comunicación actual y las necesidades para gestionar, de forma eficiente, procesos como el calendario de pagos o la parte más burocrática de la empresa como es el caso de los concursos públicos.

 

El área administrativa supone todo un reto para quienes desarrollen nuevas empresas, sobre todo, por la falta de conocimientos sobre la temática. ¿cuáles son las principales funciones que se desempeñan?

 

La función principal es el control organizativo de toda la documentación que generan todos y cada uno de los procesos de la empresa, desde el primer contacto con un cliente hasta la entrega final del trabajo realizado, incluyendo la parte más importante que es la económica. Para ello es fundamental conocer, por un lado y de forma exhaustiva, todos los procesos de la empresa, y por otro lado, la realidad administrativa, fiscal, laboral y jurídica para que todos esos procesos cumplan con la legalidad vigente en todas y cada una de las materias que nos afectan.

 

¿Crees que los nuevos soportes y dispositivos electrónicos han permitido una mejora a la hora de gestionar los diferentes trámites?

 

Indudablemente. Las diferentes soluciones y aplicaciones en la nube que existen ya en el mercado permiten un acceso inmediato a cualquiera de los documentos o de las gestiones realizadas desde tu puesto de trabajo, así como el seguimiento de las mismas y la interacción de todas las personas que intervienen en el proceso. A nivel empresarial, estas herramientas son muy interesantes ya que te permiten estar pendientes de tu negocio las 24 horas.

 

Aunque se haya recorrido mucho camino, ¿están las diferentes administraciones públicas  (local, regional o estatal) adaptadas a las nuevas necesidades existentes?

 

La mayoría ya están encaminadas hacia la digitalización de los nuevos canales digitales. La presentación de documentación y el acceso a determinada información es algo que deben mejorar aún más, pero en general ya se puede operar con cualquier administración a través de internet. Caso aparte es el de la factura electrónica, siendo necesario mejorar algunos aspectos.

 

El calendario de pagos entre clientes y proveedores puede resultar una tarea difícil de gestionar, ¿cómo es posible mantener el equilibrio para que la balanza sea en positivo?

 

Organización, organización y organización. A la hora de establecer relaciones con los distintos agentes con los que tratamos, adaptamos nuestros procesos para que cada uno de los trabajos realizados tengan correspondencia con la parte económica. Es primordial ajustar los tiempos para aquellos proyectos que necesitan de la gestión de un proveedor de servicios para entregarlos al cliente tal y como se ha acordado y que las fechas, tanto de pago como de cobro, vayan en consonancia para mantener la estabilidad y el compromiso de la empresa respecto a sus clientes y proveedores.

 

Al tratar con diferentes tipos de clientes  ¿cuáles son las pautas de actuación más correctas para mantener estas relaciones?

 

La flexibilidad en este sentido es fundamental. Es cierto que lo ideal para el sostenimiento económico de una empresa es tener una forma de pago concreta e inamovible, pero los distintos clientes con los que nos relacionamos nos exigen que tengamos esa flexibilidad de la que hablamos ya que van desde administraciones públicas, grandes marcas a pequeñas empresas y profesionales a los que apoyamos y facilitamos el pago de los servicios, eso sí, siendo muy rigurosos con los tiempos establecidos en las condiciones contractuales. Por eso, y enlazando con la pregunta anterior, es importante la organización y la planificación.

 

Dentro de la agencia de comunicación actual, los concursos públicos constituyen un pilar importante, ¿cuál es tu papel durante este proceso?

 

Actualmente, dentro de nuestro campo, existen multitud de concursos públicos a los que las agencias de comunicación acudimos para gestionar proyectos de especial relevancia. Para ello hay que preparar tres partes diferenciadas y que constituyen la base para que dicho concurso pueda ser adjudicado o no. La parte administrativa, técnica y la económica, colaborando en mi caso en la primera y la última.

 

La parte administrativa requiere la preparación de toda la documentación relativa a la información legal de la empresa. Por otro lado, en  la económica se elaboran los presupuestos para establecer los costes y gastos que se puedan derivar del servicio a prestar y así poder presentar una oferta económica acorde al concurso.

 

Descubre más contenidos interesantes aquí y síguenos en Facebook, Twitter, Pinterest y Linkedin. También puedes suscribirte a nuestro canal de Youtube desde aquí.